Согласование документов

Во всем документообороте согласование - это, пожалуй, самый трудоемкий процесс!

Именно на него тратится больше всего времени. На согласование документов тратится значительное количество времени. Хорошо, когда согласующих 1-2. А если их десяток? Мало того, что документ необходимо доставить согласующему (чаще всего самому принести), но и приходится ждать, когда его согласуют.

Проблема: Даже в случае с идеально организованной работой с документами, с ростом участвующих в обработке документа сотрудников время работы увеличивается в геометрической прогрессии. И иногда, например если речь идет о согласовании договора несколькими территориально распределенными отделами, последствия неэффективной работы могут оказаться критическими для бизнеса.

Решение: Одной из главных задач, стоящих перед системой электронного документооборота, является управление процессами движения и обработки документов. В современных системах электронного документооборота имеются средства моделирования процессов документооборота и поддержка управления потоками работ (технология workflow). Развитые возможности системы по организации различных схем движения документов позволяют обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в процессе выполнения работ по документам, существенно сократить время согласования документов и принятия решений, контролировать выполнение заданий по документам.

Системы электронного документооборота значительно ускоряют и упрощают процесс согласования за счет создания различных цепочек согласования, установки напоминаний согласующим и обратной связи, а ведение журналов согласования позволяет быстро вносить изменения, не тратя время на разбор почерка. Добавьте сюда контроль версий документа и представьте, насколько упростился тяжелый труд согласования.