Коллективная работа

Проблема: Проекты, рабочие группы, да и просто повседневная деятельность организации невозможна без коллективной работы. На практике собрать рабочую группу для обсуждения текущих задач в современных условиях довольно трудно. Как это делается в системе электронного документооборота?

Решение: Электронный документооборот справляется и с этим, делая коллективную работу удобной и эффективной. Каталоги текущих документов, уведомления по электронной почте, общие календари и многое другое: даже находясь вне офиса, сотрудник может участвовать в работе, узнавать о последний новостях и текущих задачах.

Средство организации совместной работы придумано для того, чтобы группа участников, работающих над одной задачей, во-первых, имела общий массив информации, а во-вторых, могла совместно работать над документами. Смысл в том, что сотрудники, находясь даже в разных регионах, имеют возможность работать над одним проектом, поскольку у них есть общий доступ к одним и тем же данным.
Коллективная работа с документом в программе "1С Документооборот" включает в себя следующие бизнес-процессы:

• Рассмотрение. В ходе этого бизнес-процесса документ направляется руководителю организации на рассмотрение, после которого возвращается автору с резолюцией.
• Исполнение документа. На этом этапе производится оповещение всех исполнителей документа и контролера за его исполнением, а также непосредственное исполнение. Может быть назначен один ответственный исполнитель.
• Согласование. Бизнес-процесс предполагает, что документ отправляется на согласование всем указанным пользователям, а потом возвращается его автору для ознакомления с результатом или повторной отправки на согласование.
• Утверждение. Документ передается на утверждение конкретному пользователю и возвращается автору с результатом.
• Регистрация. Документ направляется секретарю, который присваивает номер, проставляет печать и отправляет адресату.
• Ознакомление. В ходе этого бизнес-процесса документ отправляется всем пользователям для ознакомления.
• Поручение. Этот бизнес-процесс подразумевает, что с помощью документа осуществляется выдача пользователям поручений и контроль их выполнения. 

Однако выполнение задачи может осуществляться не только исполнителем, но и пользователем, находящимся в роли исполнителя. Например, документ, отправленный на утверждение роли "Директор" будет доставлен тому, кто в данный момент исполняет обязанности директора – ему самому или его заместителю.

В программе можно четко прописать маршруты движения документа в зависимости от его вида и типа бизнес-процесса.