Управление бизнес-процессами

Проблема: Бизнес-процессы пронизывают любую компанию по всем уровням иерархии. Чем крупнее компания, тем сложнее контролировать каждый из них. А если компания имеет филиалы, т.е. территориально распределена, то вести учет еще сложнее. Каким образом можно организовать работу разных отделов для максимально эффективного обслуживания одного процесса? Можно ли обеспечить контроль исполнения поручений?

Решение: Системы электронного документооборота предлагают максимально удобный, прозрачный и контролируемый механизм для управления бизнес-процессами. Любое дело в любой организации начинается, как правило, с документов. Они определяют, как, кто и каким образом будет выполнять свою работу.

Бизнес-процесс – это устойчивая последовательность действий сотрудников организации. Автоматизация таких последовательностей упорядочивает работу и значительно ускоряет выполнение конечной задачи.

В конфигурации программы "1С:Документооборот 8" реализованы бизнес-процессы следующих видов:

• Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа.
• Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.
• Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование.
• Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.
• Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, заверения печатью организации и отправки корреспонденту.
• Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
• Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно раздавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение. 

Для каждого бизнес-процесса в программе заводится карточка, из которой пользователь может вызвать наглядную блок-схему бизнес-процесса. Выполнение этапов бизнес-процесса будет отражаться на блок-схеме. С ее помощью создатель бизнес-процесса в любой момент может выяснить, на каком этапе находится его выполнение и кто из сотрудников уже выполнил свою задачу, а кто нет.

Новый бизнес-процесс, связанный с определенным документом, может быть создан на основании этого документа. Для бизнес-процессов каждого вида в программе предусмотрен отдельный список.

Для каждого вида бизнес-процесса можно настроить шаблон, который будет использоваться при создании новых бизнес-процессов. Шаблон бизнес-процесса содержит такие сведения, как: маршрутизация, сроки, важность, наименование, описание и другие.

В карточке вида документа можно указать перечень связанных с ним шаблонов бизнес-процессов. Этот перечень будет автоматически использоваться при создании новых бизнес-процессов на основании документов этого вида.

Для анализа хода выполнения бизнес-процессов в программе предусмотрен ряд отчетов.

Автоматизированный документооборот особенно незаменим в случаях:

• когда задачи компании не до конца структурированы, но нужен инструмент, поддерживающий процесс;
• когда бизнес-процессы затрагивают большое количество людей, территориально распределенных;
• когда приходится работать с большим объемом информации в условиях ограничения по срокам;
• когда в структурных подразделениях компании стоят разные учетные системы.