Электронный архив документов

Архивное хранение документов является самостоятельным процессом, не относящимся к документообороту. Однако любая организация хранит в архивах массу собственных документов. Автоматизация этой области делопроизводства так же играет заметную роль в повышении эффективности работы.

Проблема: Документы, по которым закончено выполнение всех поручений и пройдены все этапы согласования, выходят из активного обращения. Но это не означает, что работа с этими документами для организации закончена. Архивные документы являются частью базы опыта и знаний компании; и важно обеспечить с ними эффективную работу. Для этого возможность организации электронного архива должна быть реализована в рамках самой системы электронного документооборота или отдельного модуля.

Решение: Система автоматизации архивного дела используется для передачи и приема исполненных документов из системы документооборота на хранение в архив и для следующих операций по формированию и оформлению дел:

• систематизации документов внутри дела;
• автоматизированной разбивки дел на тома в зависимости от числа листов документов в деле;
• оформления дел, включая формирование внутренней описи документов дела и описей дел структурных подразделений;
• автоматизированной регистрации дел и документов в архивном делопроизводстве — создание регистрационных карточек на дела (единицы хранения) и карточек на документы.

При автоматизированном документообороте под архивом понимается не просто место, куда можно свалить все документы, а комплекс из технических средств и бизнес-процедур, поддерживающих основные аспекты архивного дела: экспертизу ценности, классификацию, категоризацию, определение сроков хранения, регламентированный процесс уничтожения ненужных документов, процедуры передачи документов на длительное хранение в другие архивы.
Архивы бывают разных видов, в первую очередь, для хранения разных типов документации. Электронный архив снижает затраты труда на работу с архивом бумажным. Ведь в большинстве случаев оригинал документа никому не нужен, исключение – снятие юридически значимых копий, судебные дела и т.п. А в основном все работают с электронными образами. Соответственно, уменьшается помещение под архив, поскольку в архиве производится существенно меньше операций с документами, уменьшается количество персонала, обслуживающего архив.